Convention de stage : le document obligatoire pour tout stage

De plus en plus de cursus intègrent des périodes de stage pour compléter les enseignements théoriques dispensés en cours. La convention de stage permet donc d’encadrer les passages en entreprise des étudiants. Voici tout ce qu’il faut savoir sur ce document obligatoire.

Qu’est-ce qu’une convention de stage ?

La convention de stage est un document permettant de préciser les conditions dans lesquelles la période en entreprise doit se dérouler. Obligatoire, elle est parfois vue comme une contrainte par les entreprises, voire par les étudiants. Pourtant, ce document comparable au contrat de travail d’un salarié est là pour vous protéger. La convention de stage permet ainsi de définir les engagements et responsabilités de chacun tout en rappelant les visées pédagogiques de ce passage en entreprise. Cette expérience doit en effet vous apporter de nouvelles compétences en lien avec votre formation.

Qui doit signer la convention de stage ?

Le stage est un outil pédagogique. En principe, il donne lieu à la rédaction d’un rapport mettant en avant un aspect du métier découvert pendant cette période ou une problématique relative au secteur d’activité. Pour être conforme, une convention de stage doit être signée par :

• Vous (ou votre représentant légal si vous êtes mineur).
• L’entreprise (il peut également s’agir d’une collectivité territoriale, d’une administration, d’une association ou toute autre structure vous permettant de répondre aux exigences de votre projet scolaire).
• Votre tuteur de stage au sein de l’organisme d’accueil.
• Votre établissement.
• Votre référent au sein de votre établissement d’enseignement.

Quels risques sans convention de stage ?

Les stages non conventionnés sont illégaux. Ils exposent l’étudiant au risque de ne pas être rémunéré. Par ailleurs, sa présence en entreprise ne serait pas couverte par les assurances : en cas d’accident, l’étudiant n’a aucun recours. En employant un stagiaire sans convention, une entreprise s’expose à une sanction pénale comme le prévoit le Code du travail. Son dirigeant risque quant à lui une peine de prison de 3 à 5 ans assortie d’une amende d’un montant de 45 000 € à 75 000 €.

Par ailleurs, il est interdit aux entreprises d’avoir recours à des stagiaires pour prendre en charge certaines missions comme :

• Le remplacement d’un salarié absent (contrat de travail suspendu, licenciement, etc.).
• La réalisation de tâches spécifiques à un poste de travail pérenne (un stagiaire ne peut être soumis à une obligation de production).
• Le renfort temporaire des équipes en cas de hausse de l’activité.
• Un emploi saisonnier.

Enfin, sachez qu’il ne peut pas y avoir simultanément de 3 stagiaires dans une entreprise de moins de 20 salariés. Dans les plus grandes structures, le nombre de stagiaires avec convention valide sur une même semaine civile doit être inférieur à 15 % de l’effectif. Dans toutes les structures, les tuteurs ne peuvent pas suivre plus de 3 étudiants.

Que doit comporter une convention de stage ?

Le modèle de convention de stage diffère d’un établissement à un autre. Quelle que soit la forme, le fond doit immanquablement mentionner :

• La dénomination entière de la formation ou du cursus suivi par le stagiaire ainsi que le nombre d’heures d’enseignement (annuel ou au semestre).
• Une description des missions attribuées au stagiaire.
• Le nom du référent dans l’établissement et du tuteur au sein de l’organisme.
• Les dates du stage ainsi que les nombres d’heures hebdomadaires requises en entreprise.
• Les formalités permettant d’obtenir une autorisation d’absence.
• Le montant de la gratification horaire en fonction de la présence du stagiaire.
• Les conditions de versement de la rémunération.
• Les avantages accordés au stagiaire (le cas échéant). Cela peut concerner l’accès au restaurant d’entreprise, une prise en charge de certains frais ou des modalités d’hébergement.
• Le régime de protection sociale en charge du stagiaire en cas d’accident du travail.

Selon les établissements, les modalités de délivrance d’une attestation de stage peuvent également figurer sur la convention. Ce document est délivré à la fin de la période en entreprise. Il mentionne la durée de la présence de l’étudiant dans la structure et parfois même le montant de la gratification totale perçue. L’attestation de stage permet par la suite de justifier votre expérience, assurez-vous de bien quitter votre entreprise avec.

La convention de stage peut aussi faire état des conditions d’évaluation de l’étudiant dans le cadre de la validation de son diplôme. Vous prévoyez un stage à l’étranger ? Veillez à ce qu’un document d’information concernant la législation du pays d’accueil concernant les droits et devoirs d’un stagiaire soit joint à votre convention de stage.

Combien de temps dure une convention de stage ?

Un stage dans un organisme d’accueil ne peut dépasser 6 mois sur la même année scolaire. En revanche, il est tout à fait possible d’effectuer deux périodes dans deux entreprises différentes dont le total dépasse 6 mois. Pour savoir si votre convention de stage respecte cette directive, sachez que 7 heures de présence équivalent à 1 journée. Un mois est composé de 22 jours. Vous ne pouvez donc pas effectuer plus de 924 heures (132 jours) dans une même structure. Votre stage s’est parfaitement déroulé et votre entreprise souhaite vous embaucher ? Si cet emploi commence dans les 3 mois suivant la fin de votre stage, sa durée est déduite de votre période d’essai. Elle devra également être prise en compte pour calculer d’éventuels droits relatifs à votre ancienneté.

Stage interrompu : que faire ?

Un stage ne pouvant être complété ne peut donner lieu à une validation par votre établissement à l’exception de 3 situations :

• Interruption du stage suite à une maladie, un accident, une naissance ou une adoption.
• Stage interrompu pour cause de non-respect de la convention de stage par l’organisme.
• Rupture de convention de stage à l’initiative de la structure d’accueil.

Vous avez également la possibilité de demander un report de stage. Il faut alors que tous les signataires de la convention soient d’accord sur les nouvelles dates auxquelles vous compléterez votre stage.

Quelle gratification pour un stage ?

La rémunération d’un stage n’est obligatoire que pour ceux dont la durée est supérieure à 2 mois consécutifs sur la même année scolaire. Si c’est votre cas, votre convention de stage doit faire état du taux horaire minimal de 4,05 €. Certaines branches prévoient un montant supérieur. La gratification doit être versée à la fin de chaque mois et non à la fin du stage. Le paiement peut correspondre au nombre exact d’heures de présence dans le mois ou être lissé. Cela signifie que l’organisme d’accueil prend le nombre d’heures prévues sur toute la durée du stage, puis le divise par le nombre de mois de présence pour obtenir une moyenne. Vous recevez alors un virement identique tous les mois. 

Il arrive parfois qu’un stage soit effectué en discontinu. La présence de l’étudiant dans la structure d’accueil n’est pas condensée sur une période, mais ponctuelle. En dessous de 309 heures de présence (44 jours soit 2 mois), l’organisme n’est pas obligé de verser une gratification au stagiaire. Au-delà, il est soumis au taux horaire minimal de 4,05 €.

10 choses à savoir sur le statut de stagiaire

• Votre tuteur doit vous accompagner et veiller à ce que les objectifs pédagogiques de la convention de stage soient respectés.
• Lors d’un stage de plus de 2 mois, la convention doit prévoir la prise de congés.
• En dessous de 2 mois de stage, les congés ne sont pas obligatoires.
• Même si votre rémunération horaire n’est « que » de 4,05 €, un organisme n’est pas obligé de vous rémunérer durant vos absences.
• En cas d’adoption, de grossesse ou de paternité, vous pouvez prétendre aux mêmes dispositions d’absence que les salariés. En revanche, le maintien de votre gratification n’a rien d’obligatoire.
• Vos droits concernant les jours fériés, le travail de nuit, le temps de repos hebdomadaire, le repos quotidien et le temps de travail maximal quotidien comme hebdomadaire sont les mêmes que ceux des salariés.
• Vous avez le droit aux titres-restaurant s’ils sont mis en place dans votre organisme d’accueil.
• Vous pouvez accéder aux activités mises en place par le comité social et économique (CSE).
• Vous bénéficiez d’une prise en charge partielle de vos dépenses de transport semblables à celle proposée aux salariés.
• Votre tuteur ne peut vous confier de tâches représentant un danger pour votre santé ou votre sécurité.

Pour les cursus prévoyant des périodes en entreprise dans le cadre de leur programme pédagogique, la convention de stage est un document essentiel. Obligatoire, elle permet de protéger l’étudiant et de s’assurer que son expérience dans un milieu professionnel servira son apprentissage.